Добър ден, скъпи участници в семинара!

Сега ще ви запозная с темата: „Съвременни изисквания за водене на отчетност на учебникарския фонд” тази тема не е нова за вас, всеки от вас работи с това. И така, да започваме

Ето нашата учебна литература, получена, дофондът от учебна литература, както знаем, включва: всички учебници; учебни ръководства; правописни речници; математически таблици; сборници с упражнения и задачи; работилници; книги за четене; антологии; работни тетрадки.

Особено искам да обърна внимание на формите за отчитане на библиотечния фонд от учебници.

Формуляри за акаунти:

Отчетна книга на библиотечния фонд от учебници

(Книга за общата отчетност на учебния фонд)

Книга с учебници

Картотека на учебници

Журнал за издаване на учебници

Поръчка на учебници (за три години)

Инвентарен лист (за три години)

Резюмето се състои от 3 части (моля, имайте предвид, че трябва да имате отделна книга с ума на акаунта)

1 част. Влизане във фонда. След получаване на учебниците се записват общият брой и стойността им, като задължително се посочват номерът и датата на придружаващия документ. Номерът на записа започва от #1 всяка година и върви по реда на получаване.

2 част. Теглене от фонда. Записват се номерата на актовете за отписване на учебници, като се посочва датата на одобрение на акта и общият брой на отписаните учебници за общата сума. Номерирането на записи за пенсионирани публикации продължава от година на година.


3 част. Резултатите от отчитането на движението на средствата. Отчитат се резултатите от движението на фонда от учебници: общият брой на получените учебници за текущата година, за сумата. Общият брой на пенсионираните учебници за текущата година, в размер. Общият брой съставени учебници към 1 януари на следващата година в размер на

Книга с учебници

Отразява списък на всички получени образователни публикации във фактурата, като посочва количеството, цената и сумата на всеки получен артикул

Картите с библиографско описание на изданията на учебниците се поставят в счетоводна картотека по класове, а в класовете - по азбучен ред на имената на авторите или заглавията. На обратната страна на регистрационните карти се отбелязва броят на издадените учебници. За контрол на безопасността на регистрационните карти те се регистрират в „Дневник за регистрации на регистрационни карти на библиотечния фонд на учебниците на образователните организации“.

Пореден номер при писане на "Регистър на регистрационните карти» присвоен на картата. А за всички екземпляри от учебниците, записани в тази карта, този номер се определя с бележка в скоби на поредния номер на екземпляра 151 (1), 151 (2), 151 (3) и т.н.

. На счетоводно отчитане подлежат всички видове учебници и учебни помагала. Работни тетрадки, дидактически материали, таблици, тетрадки и др. и са временни документи. Отчитането им се извършва в „Тетрадка за отчетни документи с временен характер”.

Вместо изгубени или повредени учебници се приемат други необходими на училището учебници или се заплаща номиналната стойност на учебника, ако е използван не повече от една година (издава се касова бележка). Изгубените и взети обратно учебници се отчитат в „Тетрадка за отчитане на изгубени и заменени учебници“.

Учебниците се отписват поне веднъж годишно. За всеки вид отписване („Стар“, „Остарял по съдържание“, „Изгубен от читатели“, „Кражба“) се съставя акт в 2 екземпляра, който се подписва от комисия и се утвърждава от директора на училището. . един

екземпляр от акта се съхранява в библиотеката, другият се предава срещу разписка в счетоводството на училището, което отписва баланса на училището

цената на учебниците, посочена в акта.

2.10. Учебниците, които са в добро състояние, след извеждане от експлоатация, могат да се издават на учениците за подготовка за изпити или в класните стаи.

Изтегляне на учебници от библиотечния фонд
Срокът на ползване на учебника е не по-малко от четири години.

1. 
   Изхвърлянето на учебници от библиотечния фонд се извършва по следните причини: овехтеност (физическо износване); остаряло съдържание; загуба (като се посочват конкретните обстоятелства на загубата). В акта за изхвърляне се записва информация за учебници, които са изключени само по една причина.

Критерии за избор на учебници за пенсиониране от библиотечния фонд:

Изхвърляне поради овехтяване се извършва при наличие на дефекти, които водят до изкривяване или загуба на информация, които влошават четливостта, условията за четене (загуба на елементи на изображението, петна, драскотини, липсващи една или повече страници, залепени страници и повреди на текст или илюстрации). при отваряне, деформация, износване на блок или подвързия);

Изхвърлянето поради остаряване на съдържанието се извършва в съответствие с промените във „Федералните списъци на учебниците, препоръчани (одобрени) за използване в образователния процес в образователни институции, които изпълняват образователни програми за общо образование и имат държавна акредитация за учебната година, одобрен от Министерството на образованието и науката на Руската федерация »;

Изтегляне поради загуба от библиотечния фонд. Библиотекарят установява причината за загубата и има право да поиска от виновния да замени изгубения учебник със същия учебник или друг, необходим на училището, ако срокът на използване на учебника не надвишава четири години. Загубени учебници, чийто период на използване надвишава четири години, се отписват без обезщетение.

1. 
   Изхвърлянето на учебници от библиотечния фонд се оформя с акт за изключване и се отразява в книгата за общо счетоводство, както и в картотеката на учебниците. Изхвърлянето на учебни материали за временно съхранение се извършва в края на календарната година съгласно акт, посочващ причината: „материал за временно съхранение“.

   
   Актовете за изписване на учебници се утвърждават от членовете на комисията по опазване на фондовете. Приетите актове се утвърждават от директора на училището.

   
   Учебниците, отписани по силата на закона, могат да се използват за производство на дидактически материали, за реставрация или да бъдат предадени на организации за набавяне на рециклируеми материали.

   
   Забранява се съхраняването на излезли от употреба учебници заедно със съществуващи.

   
   Актовете за отписване на учебници от библиотечните фондове и списъците на учебниците към тях подлежат на постоянно съхранение през целия живот на библиотеката.

Процедурата за отчитане на издаването на учебници

Издаването на учебници се извършва от библиотекар в края или преди началото на учебната година.

1. 
   Учебниците се издават на учениците за една учебна година. Учебници, по които обучението се провежда за две или повече години, могат да се издават на ученици за няколко години.

   
   Формата на отчитане на издаването на учебници може да бъде: вложка във формуляра на потребителя; класна форма; учебник вестник. Всеки от тези формуляри, избран от библиотекаря, трябва да отговаря на установените изисквания: точно водене на отчетност, подпис на получателя, строго индивидуално и общо отчитане на издадените учебници.

Опис на учебния фонд

1. 
   Инвентаризацията на учебния фонд на училищната библиотека се извършва, за да се контролира безопасността и ефективността на използването на учебници, както и да се вземе предвид наличието на преференциални категории ученици и да се състави реална поръчка за учебници.

   
   Инвентаризация на учебниците се извършва по искане на ръководството на училището.

   
   Инвентарният списък на учебния фонд съдържа следните данни: автор, заглавие на учебника; клас; общия брой на учебниците във фондовете, включително закупените с извънбюджетни средства; брой учебници по години на получаване. В колоната са отбелязани учебници, закупени преди повече от четири години, без да се посочва годината на доставка.

   
   Инвентарният лист се съставя в два екземпляра, единият от които се предава на отдела за образование

Наличието на компютър в библиотеката ни дава възможност да изработваме и отпечатваме необходимите нормативни документи, както и да използваме информационните системи в работата на училищните библиотеки. Към днешна дата са създадени две програми за библиотекари - IRBIS иМАРГ- SQL.

ИРБИС - Интегрирана развиваща се библиотечна информационна система.

Авторите и търговците на IRBIS представят своето потомство като модерна, удобна система, съвместима с други корпоративни библиотечни системи. Системата IRBIS позволява да се улесни традиционната рутинна работа на библиотекарите: да се автоматизират основните библиотечни процеси. ИРБИС включва всички типични библиотечни технологии: комплектуване, систематизиране, каталогизиране, търсене на читатели, заемане и администриране.

В учебните заведения трябва да се формира пълен пакет от нормативни документи, регламентиращи дейността на училищните библиотеки.

Счетоводното отчитане на библиотечните фондове е неразделна част от националната икономическа счетоводна система. Усъвършенстването му се извършва в съответствие с националната програма за преход на Руската федерация към системата за счетоводство, статистика и контрол, приета в световната практика (1992 г.). Същността и ролята на счетоводството в новата икономическа ситуация има малко по-различен фокус, отколкото в централизирана икономика.

Реформата на счетоводството е насочена към идентифициране на нови подходи за отчитане на средствата в съвременните икономически условия. Основната му цел е да предоставя точни и достоверни данни за всички видове документи в библиотечния фонд, да осигурява контрол върху тяхното движение в съответствие с нормативната уредба.

Трябва също да се отбележи, че счетоводството на документите е най-специфичният и регламентиран процес на организиране и управление на библиотечните колекции. Централен елемент от счетоводната политика на библиотеката е нормативната база.

Правното регулиране на счетоводството е съвременното законодателство на различни отрасли на правото. Най-високото ниво се състои от федерални закони, постановления и заповеди на правителството на Руската федерация: „За библиотечното дело“ (1994 г.), „За законното копие на документи“ (1994 г.), „За информацията, информационните технологии и информацията“. Защита” (2006), „За счетоводството” (1998), „За архивното дело в Руската федерация” (2004), „За стандартизацията” (1993), както и Гражданския кодекс на Руската федерация, Кодекса на труда на Руската федерация и др. Нормите на тези закони, свързани, наред с други неща, с държавната политика в областта на счетоводството, са основната основа за вземане на управленски решения за библиотеки с различни организационни и правни характеристики и форми на собственост.

Подобряването на счетоводната система се влияе от фактори като активния процес на промяна на видовете и структурния фонд, развитието на компютърните информационни технологии от библиотеките, както и използването на електронни методи за маркиране на документи, които позволяват цялостно решават проблемите на отчитането, опазването и използването на фондовете на документи.

През декември 1998 г. със заповед № 590 на Министерството на културата на Руската федерация е одобрена "Инструкция за счетоводно отчитане на библиотечния фонд". Нормативната му рамка се състои от документи като Закона за библиотечното дело в Руската федерация, Закона за депозирането на документи, Закона за стандартизацията, Закона за счетоводството, ГОСТ 7.20-80 „СИБИД. Счетоводни единици за колекции на библиотеки и органи на научна и техническа информация”, ГОСТ 7.69-95 (ISO 5127-11-83) „СИБИД. аудиовизуални документи. Основни термини и определения” (1997), вътрешни стандарти в областта на информацията, библиотечното и издателската дейност; ISO 2789-1974 „Международна библиотечна статистика“, „Инструкции за счетоводство в бюджетните институции“ (одобрени със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 декември 1999 г. № 107).

От датата на влизане в сила на Инструкцията настъпиха значителни промени в политическия, социалния и икономическия живот на страната, които се отразиха и на библиотечния сектор. Появиха се нови регулаторни правни документи в различни отрасли на правото. Библиотечните фондове са станали обект на професионални интереси на различни ведомства, предимно на Министерството на финансите на Руската федерация, Министерството на имуществените отношения на Руската федерация, данъчните власти, хазната и статистическите органи.

Основното предимство на Инструкцията е, че при запазване на приемствеността с предишната счетоводна система поради съвместимостта на основните показатели, видовете счетоводство и някои от неговите форми, тя същевременно осигурява нейната гъвкавост, възможността за детайлизиране , и дава право на библиотеките самостоятелно да формират собствена счетоводна процедура във връзка със състоянието, структурата на фондовете, организационните и технологичните възможности, без да противоречат на нейните основни изисквания.

Тази инструкция определя общите правила за отчитане на документите, които съставляват библиотечния фонд, независимо от статута на библиотеката, структурата на нейния фонд, организационните и технологичните особености на дейността. „Инструкциите“ се прилагат за държавни и общински библиотеки, които са федерална собственост, собственост на субекти на федерацията и общинска собственост. Със заповед на Министерството на образованието на Руската федерация „За счетоводството на библиотечния фонд на образователните институции“ от 24 август 2000 г. № 2488, тази инструкция е ръководство за всички библиотеки на образователни институции, като се вземат предвид одобрените методически препоръки за приложението му.

Преходът на библиотеките към автоматизирани информационни технологии въвежда фундаментални промени в организацията на счетоводното отчитане на фондовете във връзка с интегрирането на обработката на счетоводна информация във всички основни модули на автоматизираните библиотечни системи.

Електронно счетоводство - отчитане на документите, съставляващи библиотечния фонд с помощта на компютърна техника. Електронното счетоводство не е самостоятелен вид, а начин за водене на отчетност.

Използването на компютър улеснява интегрирането на обработката на счетоводната информация. С електронното счетоводство значително се променя счетоводната технология, последователността на процесите и операциите, появяват се нови направления, т.е. съдържанието на работата и организацията на счетоводните документи в библиотеката се усложняват. С автоматизираните технологии всички процеси на отчитане на документи, които влизат, излизат и редица други, се извършват в съответствие със специални програми, които отчитат интересите на библиотечните работници

Необходимо изискване към съвременните автоматизирани библиотечно-информационни системи (АБИС) е наличието в тях на функции или модули за отчитане на фондовете.

Воденето на записи на средствата в автоматизиран режим включва използването на баркодиране на документи.

Технологията за баркодиране включва три етапа:

1. създаване на баркод;

2. нанасяне на баркод върху етикета;

3. разчитане на баркод със специално оборудване.

С помощта на технологията за баркодиране, използването на калкулатори с вградени скенери, така наречените мобилни терминали, е възможно почти напълно да се автоматизира процесът на проверка на фонда. Поставяйки баркодове не само върху книги, но и върху карти, библиотекарят има възможност бързо да сверява картовия каталог с електронния каталог, а оттам и с фонда. Въвеждането на линейни технологични методи с течение на времето ще доведе до факта, че традиционните форми на счетоводство, познати на библиотеката, ще бъдат заменени от нови, по-удобни и ефективни.

За успешното използване на баркодове (баркодове) е необходимо да се избере и инсталира в страната система от съвместими методи за баркодиране на документи в библиотеки от различни видове, процедурата за финансиране и прилагане на тези средства за отчитане на средства.

Пример за такава система е автоматизираната Web-библиотека "Код: Ръкопис"

Системата е предназначена да автоматизира работата с библиотечния фонд и читателите, да организира електронно отчитане на публикациите, както и да осигури достъп до каталога на публикациите с помощта на браузъра MS Internet Explorer.

Системата ви позволява да автоматизирате целия цикъл на отчитане на библиотечния фонд, от момента на пристигането на изданието в библиотеката до отписването му, включително формирането на инвентарна книга, обобщена книга и целия набор от необходими актове . Въведена е мощна система за търсене в инвентарната книга, сводната книга, тетрадката на сменените книги и други обекти на библиотечния фонд. Вграденият механизъм за генериране на инвентарни номера, KSU номера и записи в инвентарната книга ще осигури удобен и надежден работен процес на библиотеката.

Модел на функциониране на системата:

Сърцето на системата е инсталирано на сървъра на локалната мрежа на библиотеката - "Kodeks-Server", който е едновременно уеб сървър и сървър на база данни, както и база данни във формат "Kodeks". Но за да започне системата да функционира стабилно, е необходимо да се инсталира софтуерът на работните станции на персонала и читателите на библиотеката - браузърът MS Internet Explorer, който е включен в стандартната доставка на операционната система Windows.

В допълнение към уеб-библиотеката "Код: Ръкопис" е създадена и конфигурация "Онлайн: Библиотека" (фирма "Онлайн") Програмният продукт е разработен на базата на програмната система 1С:Предприятие в сътрудничество с библиотекари на образователните институции и като се вземат предвид техните многобройни желания.

„Онлайн: Библиотека“ ви позволява да автоматизирате всички основни етапи на работа с книга, от момента на пристигането й до момента на отписването й от библиотечния фонд:

- в конфигурацията има електронни аналози на първични документи - "Акт за приемане на книги" и "Акт за изключване на книги от фонда";

- процесът на формиране на инвентарни номера в програмата е автоматизиран, номерата се проверяват за уникалност;

- книгите за общо и инвентарно счетоводство се генерират автоматично въз основа на данните, въведени в информационната база с помощта на документите "Акт за приемане на книги" и "Акт за изключване на книги от фонда".

Важно е да се отмени фактът, че автоматизацията на основните библиотечни процеси и информатизацията на библиотечните дейности ни принуждава да преразгледаме съществуващите документи и да подобрим нормативната и инструктивна база, която регулира дейността на библиотеките при работа с фондове. Това допринася за организирането на стриктно счетоводство и осигурява спазването на финансовата дисциплина, ви позволява да систематизирате и да доведете до еднаквост формите и методите на работа на библиотеките с фондове.

Трябва да се подчертае, че решаването на проблема за подобряване на счетоводството на библиотечните колекции изисква обединяването на усилията на библиотеки, архиви, музеи и други организации, за които счетоводството е не само най-важната част от съхраняването на документите, но и водеща функция за контрол на движението на духовни и материални ценности.

Така сме склонни да смятаме, че счетоводството на библиотечния фонд:

- е част от системата за управление на икономическите процеси, протичащи в съвременната библиотека. Усъвършенстването му значително засяга разширяването на правата на библиотеката и премахването на строгата регулация;

- ви позволява да идентифицирате регистрационния запис, като го сравнявате с оригинала и данните за него при проверка на фонда или при разплащане с читатели в случай на невръщане на документи, взети от библиотеката;

- осигурява регистрация и обобщаване на информацията за него по установени правила, изчислява динамиката на развитието на фонда, неговия състав, структура, съотношението на източниците и методите на попълване, темповете на обновяване, местоположението на документите.

- служи като основа за държавно статистическо счетоводство, отчитане на библиотеката, планиране на нейната дейност, осигуряване на безопасността на фонда, наблюдение на наличността и движението на документи.

Според нас отчитането на колекциите трябва да бъде най-важната област на дейност за всяка библиотека поотделно и за библиотечната система като цяло. Усъвършенстването на отчитането на библиотечните фондове е многостранен проблем. Отчитането на библиотечните фондове е не само част от системата за управление на икономическите процеси, но и обекти на непроизводствената сфера. Поради това нейната реформа следва да се извършва в общия контекст на трансформацията на провежданата в страната счетоводна политика. Освен това отчитането на библиотечните фондове е най-важният елемент от тяхната безопасност. Това е началният етап, от който започва цялата по-нататъшна работа с фонда в библиотеката, както по отношение на безопасността, така и по безопасността на ползване.

Разработване на информационна система за отчитане на библиотечния фонд на образователна институция (1000 рубли)

ВЪВЕДЕНИЕ

Като се има предвид понятието „библиотека“, е необходимо да се подчертае нейната основна цел като културна, образователна и научна помощна институция, която е в състояние да организира публичното използване на печатни произведения. Функционално библиотеките систематично събират, съхраняват, популяризират и издават печатни произведения на потребителите, както и извършват информационна и библиографска работа. Тази образователна, информационна и културна институция разполага с организационен фонд от документи и го предоставя за временно ползване на потребителите, както и извършва други информационни и библиотечни услуги.

Дейността на библиотеката се основава на осигуряването на три компонента: приемане, съхраняване, издирване, издаване на наличната за определено време книга и друга методическа и учебна литература.

Уместността на темата на курсовата работа се дължи на факта, че повечето библиотеки, и повечето от тях библиотеки на образователни институции, се придържат към традиционни методи и системи, процеси. Ето защо в момента преходът от хартиени комуникации към автоматични ще намали значително времето, необходимо за търсене на необходимата литература, оценка на наличната учебна и художествена литература, текущото й състояние, актуализиране на библиотечния фонд и др.

В съвременните условия информационните технологии придобиват важна роля в живота на обществото. Икономическите информационни системи, които са свързани с предоставянето на информация и нейната обработка за всички нива на управление на икономическите обекти, в момента придобиват най-голямо значение и значение от гледна точка на ефективност и приоритет за обществения живот.

В момента дори не е възможно да си представим организация, която да не използва компютърни технологии в своята дейност. Това се дължи преди всичко на факта, че държавните контролни структури изискват подаването на отчети в електронен вид, което налага поддържането и систематизирането на информацията.

Целта на тази курсова работа е да се разработи информационна система и нейното моделиране за библиотеката на образователна институция, за да се подобри ефективността на процесите, протичащи в библиотеката.

Въз основа на поставената цел в работата бяха решени редица задачи:

Да изучава теоретични особености и моделиране на организационни процеси при използване на инструменти BPwin и Erwin;

Проектиране на модел на дейността на библиотеката на учебно заведение;

Оценка на ефективността на информационната система и възможността за нейното подобряване.

Библиотечният фонд на образователната институция е обект на изследване в рамките на курсовата работа.

Предмет на изследване в работата са процесите и информационните потоци, протичащи в библиотеката на образователна институция.

Като източници при написването на работата са използвани научна и учебна литература по темата на изследването, както и практически материали, статии и монографии, интернет ресурси.

Практическото значение на работата се основава на прилагането на разработената информационна система за по-нататъшно развитие и внедряването й в библиотеките на образователните институции.

В структурно отношение курсовата работа се състои от въведение, три глави и заключение, както и списък на използваната литература и приложения.

1. ОСНОВИ ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ НА БИБЛИОТЕЧНАТА ДЕЙНОСТ

1.1. Характеристики на организацията на библиотечната дейност в образователна институция

Библиотеката на образователната институция е структурна единица, която организира събирането, съхранението и използването на студенти на печатни произведения и други документи и методически материали. Библиотеките участват в систематичното събиране, съхранение, популяризиране и разпространение на печатни материали сред потребителите, както и в предоставянето на информационни и библиотечни услуги и са обществен източник на знания и основа за самообразование на учениците.

Като основно направление в работата на библиотеката е комплектуването и организацията на книжния фонд, обслужването на потребителите и предоставянето на допълнителни информационни услуги.

Събирането на библиотечни фондове се извършва въз основа на систематично идентифициране (чрез преглед на библиографска литература и източници) на публикации, необходими на образователната институция, в съответствие със специализацията и организацията на формата на обучение и тяхното по-нататъшно придобиване. Навременността на попълване на библиотеката на образователната институция и пълнотата на фонда от публикации позволява да се повиши ефективността на образователното ниво на учениците, да се повиши посещаемостта и нивото на обслужване на посетителите.

За ефективното организиране на книжния фонд е необходимо да се обърне внимание на отчитането, подреждането, съхранението и раздаването на литературата на посетителите. Правилната организация на фонда улеснява потребителя да научи необходимата му литература и информация, а библиотекарят ви позволява по-бързо да изпълнявате изискванията на читателите, а също така гарантира безопасността на фонда, неговия навременен анализ и ефективност в оценка на състоянието на библиотечния фонд, наличието на конкретна публикация.

Читателите на библиотеката се обслужват по различни начини:

Издаване на учебна и художествена литература в читалнята или извън библиотеката;

Съдействие на индивидуалните посетители при подбора на необходимата и подходяща литература;

Разкриване на книжни фондове чрез системата от библиотечни каталози;

Съставяне на информационни и библиографски ръководства с различна насоченост;

Пропаганда и популяризиране на ценна литература и учебни пособия на учебно заведение, собствени издания;

Възпроизвеждане на текст по поръчка на посетители и други услуги.

Библиотечната дейност се основава на изпълнението на голям брой операции, отчитащи много книги и читатели, което води до забавяне на работата на библиотекаря. Трудността при намирането на конкретна книга, учебно издание води до намаляване на времето за работа на библиотекаря, което може да се основава само на компетентността на служителя и неговата ориентация в разнообразието от библиотечни продукти.

В библиотеката на учебно заведение се създава карта за всеки посетител и се поддържа картотека за всички читатели. За поддържане на библиотечни каталози, организиране на търсенето на необходими публикации и систематизиране на библиотечна статистика, базата данни трябва да съдържа информация, по-голямата част от която е поставена в анотирани каталожни карти.

Когато библиотеката получава публикации с разнообразен и многостранен състав, тя получава номер и се поставя в различни отдели по отношение на предмета и специализацията на учебната публикация, художествената литература и други методически и информационни материали.

Освен това, когато изпращате книга, трябва да се вземат предвид следните аспекти:

Номерът на полученото издание;

Заглавие на публикацията;

Издателството, издало книгата;

Отделът, в който е поставена книгата;

Адрес на издателството;

Името и местонахождението на отделите на библиотеката.

Всяка книга, която се съхранява в библиотеката на учебно заведение, има следните параметри:

издание;

Годината на издаване;

жанр;

Ключови позиции;

Брой страници.

В същото време всяка публикация може да бъде представена в библиотеката на образователна институция в няколко екземпляра, а също и да има единични екземпляри поради високата си цена и стойност и се издава за изучаване само в читалнята на библиотеката.

Освен всичко друго библиотеката поддържа задължителна картотека на читателите, в която се въвеждат данни като:

ПЪЛНО ИМЕ;

Номер на паспорт, адрес на регистрация и действително пребиваване (според посетителя);

Телефонен номер.

На всеки читател се присвоява номер на библиотечна карта, като при издаване на екземпляр от книгата върху читателската карта се поставя листовка от книгата и се прави протокол за издаването. Задължително условие е да въведете датата на издаване на книгата и датата на очакваното връщане. В същото време има възможност за удължаване на престоя на книгата „на ръка“ по телефона или лично посещение в библиотеката.

При връщане на книга в листовката се отбелязва датата на връщане, а при закъснение читателят получава предупреждение. При натрупване на определен брой предупреждения към читателя достъпът до ползване на библиотеката е ограничен.

При загуба на книгата потребителят губи правото да ползва библиотеката за определен период от време и заплаща стойността на книгата, като се вземе предвид доплащането.

Обикновено в практиката се прилагат ограничения, свързани с това да не се издават книги за повече от установения лимит и за срок, надвишаващ установения срок на ползване.

Субектите в библиотеката са потребители (читатели, служители на образователна институция и други лица, заинтересовани от получаване на информация), които имат определен интерес от получаване на информация, книги и библиотечни услуги.

Когато работите с библиотека, е необходимо да се прави разлика между типа информация, която се случва:

1. входна информация, която съдържа информация:

За новите постъпващи книги;

За новите читатели, записали се в библиотеката;

Относно процеса на издаване на книги (служителят, който издава книгата, читателят, за който се извършва тази операция, името на книгата, периодът на издаване, периодът, за който се издава книгата).

2. изходна информация, която съдържа:

статистика на посещенията на библиотеката;

Данни за книги, които най-често се дават на читатели.

При издаване на книжки като информация се записва следната информация:

Име на книгата;

Дата на издаване;

Пълно име на читателя;

Име на служителя, издал книжката;

Периодът, за който е издадена книгата.

Трябва да се отбележи, че при приемане на книги за съхранение на всяка от тях се присвоява уникален код - ISBN.

Освен това, въз основа на използването на библиотечната и библиографска класификация (LBC), публикациите се разпределят по отрасли на знанието в съответствие с тяхното съдържание, в съответствие с което се използват буквено-цифрови индекси на стъпаловидна структура. LBC шифърът се използва за изолиране на съхранени публикации в каталози и статистически отчети.

В библиотеката се формира база данни, която представлява съвкупност от данни за всички процеси и потоци, които се случват в библиотеката, като се изгражда хронологична последователност чрез използване на таблици и списъци с данни. Основната цел на базата данни е да съхранява данни за по-нататъшното им използване по предназначение и се формира под формата на специален списък, който впоследствие се редактира и модифицира от служителите на библиотеката.

Работата с базата данни може да се извършва както от персонала на библиотеката, така и от лица, заинтересовани от получаване на необходимата информация.

Когато организира работата, библиотекарят решава редица задачи:

В библиотеката се приемат и записват нови книги;

Образователните публикации принадлежат към една или повече области на знанието;

Книгите са каталогизирани, присвоени са инвентарни номера;

Съхраняват се издадените и върнати от читателя книги;

Проверява се съответствието на външното състояние на книгата.

Въз основа на изследването на функционалното предназначение на библиотеката на образователна институция може да се заключи, че работата на библиотеката се основава на осъществяването на информационни, образователни, културни и развлекателни дейности. За образователна институция играе роля при формирането на собствен информационен и образователен материал за улесняване на организацията на образователния процес, наличието и ефективността на образователни публикации за преподавателския състав и студентите, възможността за формиране на собствени, уникални методическа и консултантска практика.

1.2. Правно регулиране на библиотечната дейност

Дейностите на библиотеките в Руската федерация се регулират от закона, което допринася не само за изпълнението на контролни функции, но и осигурява създаването на правна рамка за формирането на отворено информационно общество.

Неотложна задача на библиотекарите е прилагането на Федералния закон от 29 декември 1994 г. № 78-FZ „За библиотечното дело“ (изменен на 2 юли 2013 г.), Федералния закон от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията , Информационни технологии и за защита на информацията” (изм. на 02.07.2013 г.). В същото време функционалното задължение на всяко библиотечно дружество се основава на пълното използване на тези закони, за да защити правото на всеки човек да получи необходимата информация.

Федералният закон „За библиотечното дело“ създава правната основа за запазването и развитието на библиотечното дело в Руската федерация, установява принципите на дейността на библиотеките, гарантира правата на хората, обществените сдружения, народите и етническите общности, достъп до информация, развитие на всеки индивид, запознаване с ценностите на културата, както и културни, научни и образователни дейности.

Законът урежда организацията на библиотечната дейност по общи въпроси, свързани с отношенията с държавата, гражданите, учрежденията, предприятията и организациите в областта на библиотечното дело въз основа на установени принципи и норми на международното право.

Федералният закон "За информацията, информатизацията и защитата на информацията" урежда възникналите отношения:

При формиране и използване на информационни ресурси въз основа на създаване, събиране, обработка, натрупване, съхранение, търсене, разпространение и представяне на документирана информация на потребителя;

При създаване и използване на информационни технологии и средства за тяхната поддръжка;

При организиране на защитата на информацията, правата на субектите, студентите в информационните процеси и информатизацията.

Освен това се използва междудържавният стандарт GOST 7.20 - 2000 "Библиотечна статистика", който е одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 19 април 2001 г. № 182-st. Този стандарт определя общите въпроси за формирането на статистика и отчитането на библиотечните обекти. Този стандарт установява счетоводни единици за документи на колекциите на библиотеки и органи за научна и техническа информация, счетоводни единици за обслужване на потребители на библиотеки и органи на НТИ.

Чрез прилагането на тези закони и регулаторни стандарти на местно ниво е възможно да се създадат специални правила и разпоредби, които да гарантират функционирането на библиотеките.

Създадените нормативни правни актове в библиотеката не трябва да противоречат на основните закони на Руската федерация и други нормативни документи на държавната власт на всички нива.

Въз основа на изследването на правното регулиране може да се отбележи, че библиотечните дейности в Руската федерация са регулирани и контролирани, както и други области и отрасли.

1.3. Формиране на библиотечна статистика

Статистическите данни позволяват да се обобщят в количествена форма всички процеси, протичащи в библиотечното дело. Статистиката дава възможност да се оцени и изследва количествената страна на явленията от библиотечната дейност в неразривна връзка с тяхното качествено съдържание в конкретни места и времена. Тя ви позволява да оцените броя на заемите, потребителите на библиотеката, обема на фонда и работното време.

В същото време като основни задачи на библиотечната статистика могат да бъдат разграничени:

Разработване на система от показатели, които ви позволяват да разберете обхвата и темпото на библиотеката;

Пропорции на развитие на библиотечната дейност;

Създаване на методи за изчисляване и свързване на показатели;

Анализ на факторите, определящи основните тенденции на развитие;

Осигуряване на мониторинг и контрол на библиотечната дейност с цел своевременно идентифициране на проблемите в развитието.

Формирането на статистически данни за библиотеката се основава на GOST 7.20-2000 "Библиотечна статистика". Този стандарт установява единни правила и изисквания за събиране и представяне на статистически данни от библиотеките. Тя ви позволява да обедините статистическата отчетност на различни нива и установява единни термини, дефиниции, изчислителни единици, минимум статистически данни за библиотеките.

Основните статистически показатели са:

Счетоводство на читателите, което ви позволява да оцените броя на хората, които използват документите на библиотеките, а формулярът на читателя се използва като разчетна единица.

Счетоводството за издаване на книги ви позволява да оцените броя на документите, използвани от читателите, тяхната насоченост. Отчитането на издаването на публикации се извършва според броя на издадените екземпляри, който се регистрира във формулярите на читателите, формуляра на читателските изисквания, формуляра на книгата или друга документация, приета в библиотеката и базата данни.

Нуждаете се от пълния текст на тази работа? Напишете молба [имейл защитен]

П процедурата за отчитане на документите, включени в библиотечните колекции (одобрена със заповед на Министерството на културата на Русия от 8 октомври 2012 г. № 1077) има междуведомствен характер, установява общи изисквания за отчитане на библиотечните колекции, но не взема предвид спецификата на университетските библиотеки.Отчитането на колекциите, разнообразни по тематика, видове публикации, носители на информация, читателска аудитория, в университетските библиотеки има свои собствени характеристики, една от които е наличието в колекциите на многоекземплярна литература, закупена за подпомагане на учебния процес. За него е разработена методика за безинвентарно отчитане, съчетаваща елементи на индивидуално (поименно) и общо (по брой екземпляри) счетоводство.

Наред с фонда от печатни издания, днес университетските библиотеки интензивно формират фонд от електронни документи, създават електронни библиотеки и цифрови колекции, получават достъп до електронни ресурси и ELS, съдържащи научна и учебна литература, местни и чуждестранни бази данни от периодични издания.

Особеностите на отчитането на електронни ресурси (включително статистически) в университетските библиотеки изискват специално внимание и отделно разглеждане.

НОРМАТИВНИ ДОКУМЕНТИ: ПРЕКРАТЕНИ И ТЕКУЩИ

AT Библиотеките на Уз имат добре развита историческа система за отчитане на печатни и други публикации на материални носители. В същото време библиотеките от различни системи и отдели традиционно се ръководят от счетоводните правила, приети в системата на библиотеките на Министерството на културата на Руската федерация. По този начин Инструкцията за отчитане на библиотечния фонд (одобрена със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 2 декември 1998 г. № 590) беше разширена за библиотеките на образователните институции със заповед на Министерството на образованието на Руската федерация от 19 октомври 2000 г. № 2488. Със същата заповед са одобрени Указания за прилагането му в библиотеките на образователните организации, съдържащи допълнения и промени, които отчитат спецификата на библиотечната работа на образователните институции. Със заповед на Министерството на образованието и науката на Русия от 9 октомври 2013 г. № 1129 Инструкцията за счетоводство на библиотечния фонд и Методическите препоръки бяха отменени.

През 2014 г. процедурата за отчитане на документи, включени в библиотечния фонд, беше разширена до библиотеките на висши и средни професионални образователни организации със заповед на Росстат от 28 януари 2014 г. № 54, която одобри Статистическия инструментариум за организацията от Министерството на Образование и наука на Руската федерация за федерален статистически мониторинг на дейността на образователните организации. Но през 2015 г. Росстат одобри нови формуляри № VPO-2, съответно заповед № 54 стана невалидна. Заповед на Росстат от 15 декември 2015 г. № 635 на практика потвърди списъка с показатели, които разкриват съдържанието на библиотечните фондове на професионалните образователни организации, одобрен по-рано. Информацията за библиотечните и информационните ресурси е групирана в таблица 2.6 „Формиране и използване на библиотечния фонд“, при попълване на която се препоръчва да се ръководи от Процедурата за отчитане на документите, включени в библиотечния фонд, одобрена със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 8 октомври 2012 г. № 1077 (наричано по-нататък - документ за процедурата).

Процедурата за регистриране на документи, която определя общите правила и форми на счетоводство, е предназначена предимно за библиотеките на Министерството на културата на Руската федерация. Той не отразява особеностите на отчитането на библиотечните фондове на образователните организации. По този начин университетските библиотеки са изправени пред задачата самостоятелно да избират методи и да разработват форми на отчитане на библиотечните колекции въз основа на техните организационни и технологични характеристики. Много библиотеки са се справили с този проблем, като са разработили свои собствени счетоводни разпоредби, които са станали част от счетоводната политика на университета. Успешни примери включват библиотеките на Уралския и Южния федерален университет, Тверския технически университет, Томския държавен университет, Воронежския аграрен университет на името на император Петър I и други библиотеки.

В същото време в организацията на счетоводството на колекциите на университетските библиотеки все още има много въпроси, свързани с въвеждането на нови счетоводни правила, с регистрацията на мрежови електронни документи, с неразработените методи на автоматизирано счетоводство и дори фондознанието терминология. Това поставя под въпрос изпълнението на едно от основните изисквания на счетоводството - достоверността на статистическите показатели, основани на използването на унифицирани счетоводни единици и методи и последващата им правилна обработка за получаване на актуална информация за състава и използването на библиотеката. финансови средства.

От нормативната уредба до счетоводната практика

За да се въведе Процедурата за записване на документи в практиката на университетските библиотеки, стана необходимо да се хармонизират правилата и формите на счетоводните документи, одобрени от Министерството на културата на Русия, с изискванията на Росстат и Министерството на образованието и науката на Русия . За решаването на този проблем в Научната библиотека на Московския държавен университет на името на M.V. Ломоносов е сформирана работна група от директори и специалисти на университетски библиотеки в Москва, които са установили несъответствия. И така, в методическите указания на Росстат към таблица 2.6 „Формиране и използване на библиотечния фонд“ се казва, че се попълва въз основа на информация от Книгата за общо отчитане на библиотечния фонд (KSU). Това не е съвсем вярно, тъй като CCU съдържа основно информация за документи на хартия и други материални носители. По този начин, за да попълните таблица 2.6. необходимо е да се вземат предвид не само данните на KSU, но и данните на регистрите, които вземат предвид електронни мрежови документи.

В съответствие с правилата на Реда за записване на документи във висшите библиотеки се въвежда отделно сумирано отчитане на документите на материални носители и документите в електронната мрежа. През 2015 г. работна група на Националната библиотека на Московския държавен университет разработи примерни форми на обобщена отчетност: Книгата на обобщената отчетност на фонда на университетската библиотека на физически (материални) носители, регистърът на обобщената отчетност на мрежовите местни документи, регистърът общо отчитане на инсталирани документи, регистър на отчитане на мрежови отдалечени документи.

Проектите на тези документи бяха изпратени до университетските библиотеки, зоналните и регионалните методически центрове, финализирани, като се взеха предвид коментарите и предложенията на университетските библиотеки, и разгледани на заседание на секцията на библиотеките на висшите учебни заведения на RBA в Самара (май 2015 г.).

Какво е новото в счетоводното отчитане на библиотечните фондове на образователните организации и как това се отразява в предлаганите счетоводни форми? Един от проблемите на отчитането на библиотечните колекции беше промяната в подхода към отчитането на дълготрайните активи. Понастоящем счетоводството на библиотечния фонд се извършва в съответствие с Инструкциите за прилагане на Единния сметкоплан на сметките, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 1 декември 2010 г. № 157n (наричано по-долу като Инструкция № 157n), както и инструкции за всеки тип обществени институции.

Традиционно в библиотечната практика нормата е фиксирана, когато библиотечният фонд е разделен на две части: документи, чиято цена е отразена в баланса, и така наречената литература за временно съхранение, чиято цена не е била приета преди това за осчетоводяване като ДМА. Някои видове публикации бяха класифицирани като литература за временно съхранение в зависимост от обема и естеството на информацията: брошури, листовки, календари, методически разработки, програми, материали за раздаване на ученици и учители, периодични издания. Конкретният списък на изданията и сроковете за тяхното съхранение се определят от самите библиотеки.

Сега, съгласно клауза 38 от Инструкция № 157n, „материалните обекти на собственост, с изключение на периодичните издания, които съставляват библиотечния фонд на институцията, се приемат за счетоводство като дълготрайни активи, независимо от техния полезен живот“. По този начин всички видове документи, независимо от периода на съхранение, трябва да бъдат поставени на баланс. В същото време е важно да се отбележи, че сред тях може да има документи с постоянно (неограничено) съхранение, включително паметници на книги, редки и ценни публикации, публикации, получени като законов депозит, свързани с особено ценни движими вещи (OCDI); дългосрочно (дългосрочно) и временно (краткосрочно) съхранение. Периодичните издания и изданията, които са част от обменния фонд, се вземат предвид в задбалансовата сметка.

За да се отрази стойността на документа в отчетната стойност на фонда, всеки документ трябва да има своя цена. В същото време библиотеките получават много документи, без да е посочена тяхната цена. При формирането на фондовете на електронните библиотеки в тях се включват както закупени електронни издания с цена, определена от продавача, така и собствени учебници, създадени във ВУЗ, и цифрови копия на печатни издания, които не се оценяват. В предложените проекти на счетоводни документи са предвидени специални колони за посочване на стойността на всички видове входящи документи.

Една от особеностите на колекциите на университетските библиотеки е наличието на голям брой непубликувани документи - дисертации, депозирани научни статии, отчети за НИРД. Този тип документи също нямат цена, когато влязат в библиотеката, въпреки че практиката за работа с тях е установена отдавна. По този начин дисертациите се записват в отделна инвентарна книга и подлежат на постоянно съхранение. Прилага се различен подход към резюметата, които според GOST 7.60-2003 „Издания. Основни видове. Термини и дефиниции“ се отнася за публикувани документи: „рефератът е научна публикация под формата на брошура.“ Съответно на практика те често се третират като брошури: опростено счетоводство, намален срок на годност, което не е вярно. В същото време, клаузи 7.1.1., 9.1.1 GOST R 7.0.11-2011 „Дисертация и автореферат на дисертация. Структурата и правилата за регистрация” определя статута на тези документи – „като ръкописи”.

Съгласно Правилника за присъждане на академични степени, одобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 24 септември 2013 г. № 842, който установява процедурата за присъждане на академични степени на кандидат и доктор на науките, „един екземпляр от дисертация и два екземпляра от автореферата се прехвърлят в библиотеката на организацията, въз основа на която е създаден дисертационният съвет на въпросната дисертация, които се съхраняват там като ръкопис” и следователно подлежат на постоянно съхранение.

Експертите от Секцията по формиране на библиотечните фондове на РБА обаче са на друга гледна точка. Съгласно GOST R 7.0.20-2014 „Библиотечна статистика: показатели и изчислителни единици“, единицата за отчитане на броя на непубликувани документи с характеристики на интелектуална собственост е:

· дисертация, предпечат, изследователски доклад, превод, описание на алгоритми, компютърна програма;

· чертеж или пълен набор от проектни документи, свързани с един продукт (обект);

· комплект от депозиран научен труд, състоящ се от два екземпляра от труда и придружаващите го документи;

· подвързан блок или отделна папка с непубликувани документи с индивидуално заглавие.

Затова колегите предлагат дисертациите да се класифицират не като ръкописи, а като непубликувани документи. Освен това според тях авторефератите на дисертациите са научни публикувани документи и също не могат да бъдат класифицирани като ръкописи.

Така работната група все още не е стигнала до съгласувана позиция относно общото отчитане на дисертациите и авторефератите на дисертациите.

Освен печатни библиотеки, те получават електронни версии на автореферати на дисертации. Като се вземат предвид промените, направени в част IV от Гражданския кодекс на Руската федерация с Федерален закон № 35-FZ от 12 март 2014 г., библиотеките могат да записват резюмета на дисертации на електронен носител, включително компютърна памет, и да ги пренасят в обществено, т.е. поставяне на открито. Университетските библиотеки също създават дигитални колекции от дисертации. Съответно те трябва да бъдат отразени в регистъра на общото счетоводно отчитане на мрежовите местни документи.

Следващият вид документи, включени в библиотечните колекции на университетите, са докладите за научноизследователска и развойна дейност (наричани по-нататък НИРД). Процедурата за работа с доклади за научноизследователска и развойна дейност по едно време беше регламентирана от Правилника за съхранение на докладите за научни изследвания от висшите учебни заведения и за реда за запознаване с тях, одобрен със заповед на Висшето училище по икономика от 11 декември 1944 г. № 596. От университетите се изискваше да съхраняват доклади за научноизследователска и развойна дейност в два екземпляра: единият във фундаменталната библиотека, вторият в отдела (в лабораторията), който извършва работата. Библиотеките трябваше да поддържат каталози с доклади, да ги издават в читалните на представители на други университети, научни институции, бизнес организации и отделни учени, които не работят в този университет. В същото време отговорността за съхраняване на отчетите за завършени НИРД и приложенията към тях и поддържането на каталога беше възложена на директорите на библиотеките на висшите учебни заведения и ръководителите на съответните отдели.

Днес в страната е създадена единна държавна информационна система за отчитане на научноизследователската, развойната и технологичната работа за граждански цели. Постановлението на правителството на Руската федерация установява процедурата за представяне от научни организации и образователни организации на висшето образование в Руската академия на науките на доклади за проведените фундаментални научни изследвания и проучвателни научни изследвания, за получените научни и (или ) научни и технически резултати. Няма нормативен документ, който да определя реда за работа на образователните институции с доклади за НИРД. Това е от компетенциите на университетите и те решават този проблем по различни начини. Например в Североизточния университет на името на M.K. Амосов, съхранението на докладите за научноизследователска и развойна дейност е поверено на UNIC; в Иркутския национален изследователски технически университет те се изпращат в библиотеката на университета.

Определяне на цената на документите

По едно време Инструкционното писмо на Министерството на висшето образование на СССР от 22 юни 1954 г. № TsB-19-05 / 175 определя следната процедура за отчитане на документи: ръкописи на научни изследвания и други трудове, получени безплатно в библиотеките на университетите, трудовете на дисертантите, както и книгите, които нямат номинална стойност, са взети предвид в инвентарните книги и каталозите на университетските библиотеки по заглавие без оценка. Федералният закон „За счетоводството“ промени тази практика: в съответствие с него счетоводните обекти подлежат на парично изразяване.

„Единствените дълготрайни активи, които се вземат предвид на всякаква стойност, започваща от стотинка в баланса и не подлежат на отписване: благородни метали, кюлчета, бижута и книги, библиотечен фонд. Всичко останало зависи от цената“, обясни С.В. Сивец, началник на отдела на Министерството на финансите на Руската федерация.

Как да определим цената им? След промените, въведени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 август 2014 г. № 89 в параграф 25 от Инструкция № 157n, първоначалната стойност на нефинансовите активи, получени от институцията безплатно, включително по силата на договор за дарение, се признава прогнозната им стойност, увеличена с стойността на услугите, свързани с доставката, регистрацията и привеждането им в състояние, годно за ползване.

Друг вид доход, чиято оценка се оказа толкова трудна, че изисква специално обяснение от Министерството на финансите на Руската федерация, са книгите, приети от читатели в замяна на изгубени. В писмото на ведомството от 28 август 2015 г. № 02-06-10 / 55265 се посочва, че „при определяне на щетите от загуба на книги от библиотечния фонд от читатели, както и при приемане на книги от читатели в замяна на изгубени и признати за еквивалентни изгубени, трябва да се изхожда от текущата възстановителна стойност в деня на откриване на повреда, определена от постоянната комисия за получаване и изхвърляне на активи.

Текущата възстановителна цена се разбира като сумата пари, която е необходима за възстановяване на посочените активи (както е изменена със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 август 2014 г. № 89).

„При определяне на текущата възстановителна стойност ... комисията използва данни за подобни материални активи, получени в писмена форма от производствени организации; информация за нивото на цените, достъпна от органите на държавната статистика, както и в медиите и специализирана литература, експертни становища ... ”Тоест, когато определя цената, комисията трябва да се съсредоточи върху сумата, за която може да бъде закупена книгата на пазара в момента.

Как да изчислим тази адекватна цена на подмяна? „Методите за оценка на определени видове имущество и пасиви се одобряват от счетоводния субект при формирането на счетоводна политика въз основа на характеристиките на неговата структура, секторни и други характеристики на дейността на институцията и правомощията, които изпълнява в съответствие със законодателството на Руската федерация. Федерация“, гласи клауза 6 от Инструкция № 157n.

За всички случаи на замяна има обяснения. Но на практика счетоводният отдел на университета често не приема актове за замяна, а получените за замяна публикации се съхраняват. Каква е причината? Факт е, че законосъобразният счетоводител се ръководи от чл. 257 от Данъчния кодекс на Руската федерация, според който възстановителната стойност на амортизируемите дълготрайни активи се определя като тяхната първоначална стойност, като се вземат предвид извършените преоценки.

При определяне на размера на щетите библиотечната логика изисква да се изхожда от сумата, която е необходима за закупуване на издание, което да замести изгубено такова с равностойно съдържание.

Инструкция № 157n също установява специална процедура за отчитане на периодичните издания. За тяхното счетоводство е предвидена задбалансова сметка 23 „Периодични издания за ползване“, на която вестниците и списанията се вземат предвид при условна оценка: един обект (брой на списание, годишен набор от вестници) - една рубла. Въз основа на тази норма на бюджетно счетоводство, в частта на книгата за обобщено счетоводство, която свързва счетоводството и библиотечното счетоводство на фонда, се въвежда осчетоводяване на документите, приети за задбалансово счетоводство, като се посочва както броят на документите, така и тяхната условна стойност. .

Поради факта, че клауза 38 от Инструкция № 157n се прилага само за материални обекти, свързани с дълготрайни активи, възниква въпросът: как трябва да се вземат предвид мрежовите електронни документи? Съгласно правилата за счетоводство платеният достъп до електронни документи въз основа на споразумения, договори, лицензи се квалифицира като платена услуга и е отразен в подстатия 226 „Други работи и услуги“.

Със заповед на Федералната агенция за техническо регулиране и метрология от 12 декември 2014 г. № 2018-st е приет Общоруският класификатор на дълготрайните активи OK 013-2014 (SNA 2008), съответно текущият OKOF 013-94 отменен. Отразява базата данни (код 732) и оригиналите на произведения от развлекателния жанр, литературата и изкуството (код 740).

Групата "бази данни" включва информационни и справочни системи, електронни архиви, официални и развлекателни електронни публикации, справочници и каталози, реклама, информационни ресурси в електронен вид и др. Това означава, че електронните публикации и бази данни очевидно ще бъдат отразени в състава на фиксирани активи. Трябва да се отбележи, че крайният срок за въвеждане на класификатора е отложен от 1 януари 2016 г. до 1 януари 2017 г. Необходими са разяснения от руското Министерство на финансите, особено след като печатните издания не са включени в класификатора.

Съставът на фондовете на университетската библиотека според предназначението отразява нейните социални функции: библиотечна и информационна подкрепа за образователни дейности, научни изследвания и образователен процес.

Индикаторите за наличието и използването на образователна, научна и художествена литература са включени във формуляр № VPO-2 на Статистическия инструментариум за организиране от Министерството на образованието и науката на Руската федерация на федерално статистическо наблюдение на дейността на образователни организации. В съответствие с изискванията на Росстат и Министерството на образованието и науката на Русия, университетските библиотеки водят записи на учебна, научна и художествена литература. Статистическият инструментариум въвежда допълнително отчитане на учебни помагала, както и на задължителна учебна и учебна литература. Според определението на Росстат литературата, предвидена от учебната програма, е задължителна. Фондът от учебна литература непрекъснато се актуализира поради нови публикации, нови автори. Министерството на образованието и науката на Русия определи условията за използване на учебници на 5-10 години. Учебните програми се преразглеждат систематично. По този начин задължителният учебник, учебното помагало е променлива стойност и следователно не може да бъде обект на тотално отчитане. Отразяването на задължителната литература по дисциплините е функция на картотеката на книжното осигуряване.

Осчетоводяване на електронни документи

Отчитането на електронни документи все още повдига много въпроси. Библиотеките все още не са натрупали опит и традиции в счетоводството си. Регистрите за отчитане на електронни документи, представени в приложенията към Процедурата за счетоводни документи, станаха основа за разработването на подобни форми за университетските библиотеки. Изглежда, че поддържането на регистър за общо отчитане на мрежови местни документи няма да представлява големи затруднения, тъй като те се отчитат по същия начин като отпечатаните. Въпреки че, наред с книгите и периодичните издания, университетските електронни библиотеки съдържат статии на университетски служители, които според правилата за библиотечно счетоводство не се вземат предвид в общия обем на библиотечния фонд.

Малко по-сложно, като се вземат предвид мрежовите отдалечени документи. Ако включването им в състава на библиотечните колекции вече не предизвиква спорове, тогава счетоводството в общия обем се поставя под въпрос. Електронните документи, получени от библиотеката за временно ползване при условията на договора, Росстат се задължава да включи в показателите за обема на целия библиотечен фонд. Тази препоръка е изложена в указанията за попълване на таблиците на Статистическия инструментариум. Университетите от своя страна се интересуват от отчитане на отдалечени онлайн документи в общия обем на фонда, тъй като при предоставяне на информация на международни рейтингови агенции се изисква разкриване на информация за библиотечните колекции. Информацията за наличието на печатни и електронни образователни документи на студент в основните програми се използва от руското Министерство на образованието и науката като един от показателите в процеса на лицензиране на образователни дейности. Въз основа на данните от формуляр № VPO-2 на федералното статистическо наблюдение се наблюдава ефективността на образователните организации.

При такова отчитане обаче в десетки милиони отдалечени електронни документи, до които се получава временен достъп, се губят стотици хиляди издания, които са притежание на университетската библиотека. Например, Научната библиотека на Финансовия университет към правителството на Руската федерация, която има 1,5 милиона публикации в своя фонд, предоставя информация за наличността на 201,5 милиона екземпляра, от които 200 милиона са електронни документи, до които се заплаща временен достъп. . За сравнение припомняме, че общият фонд на университетските библиотеки като цяло е около 400 милиона екземпляра печатни издания.

Но въпросът е и доколко е легитимно сумирането на тиражите на едно печатно издание, имената на местните електронни документи и лицензиите за временен достъп до отдалечени електронни ресурси.

Регистрите за отчитане на инсталирани и премахнати лицензионни документи на практика представляват обобщение на пакети, бази данни и общия брой документи, включени в тях. Отчитането на целевата читателска аудитория е възможно само на базата на индивидуален подход. Собствениците и агрегаторите не винаги предоставят такава статистика на библиотеките.

Считаме за по-легитимно представянето на отделни данни за обема на фонда на физически (материални) носители, за броя на мрежовите локални документи, инсталираните документи, мрежовите отдалечени документи. Именно това отчитане на библиотечните колекции съдържа формуляр 6-nk „Информация за обществената (публична) библиотека“.

Списък на източниците

1. Заповед на Министерството на образованието на Руската федерация от 24 август 2000 г. № 2488 „За отчитане на библиотечния фонд на библиотеките на образователните институции“ // Библиотекар на образователна институция: справочник. - 2-ро изд., доп. - М., 2002. - С. 8–50.

2. Заповед на Министерството на образованието и науката на Руската федерация от 9 октомври 2013 г. № 1129 „За отмяна на заповеди на Федералната служба за надзор в образованието и науката“ [Електронен ресурс]. – Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_156173/ (посетен 05.05.2016 г.).

3. Процедурата за отчитане на документи, включени в библиотечния фонд, с коментари и приложения / Рос. състояние библиотека [изготвил: Н.И. Хахалев и др.]. - 2-ро изд., Рев. и допълнителни - М., 2016. - 92 с. - библиотека на библиотекаря.

4. Заповед на Росстат от 28 януари 2014 г. № 54 „За одобряване на статистически инструменти за организиране от Министерството на образованието и науката на Руската федерация на федерално статистическо наблюдение на дейността на образователните организации“ [Електронен ресурс]. – Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_158958/ (посетен 05.05.2016 г.).

5. Заповед на Росстат от 15 декември 2015 г. № 635 „За одобряване на статистически инструменти за организиране от Министерството на образованието и науката на Руската федерация на федерално статистическо наблюдение на дейността на образователните организации“ [Електронен ресурс]. – Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_190756/ (посетен 05.05.2016 г.).

6. Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 15 декември 2010 г. № 157n „За одобряване на Единния сметкоплан за счетоводство за държавни органи (правителствени органи), органи на местното самоуправление, органи за управление на държавни извънредни -Бюджетни фондове, ДАН, Държавни (общински) институции и указания за ползването му. [Електронен ресурс]. – Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_107750/ (посетен 05.05.2016 г.).

7. Издания на GOST 7.60-2003. Основни видове. Термини и дефиниции. // Библиотечно дело. Държавни и национални стандарти / комп. : А.А. Джиго, Т.В. Майстрович, Е.К. лошо. - М., 2014. - С. 317-344.

8. GOST R 7.0.11-2011 Дисертация и автореферат на дисертация. Структура и правила за проектиране [Електронен ресурс]. – Режим на достъп: http://standartgost.ru/ g /% D 0%93% D 0%9 E % D 0% A 1% D 0% A 2_% D 0% A 0_7.0.11-2011 (Дата на достъп 05/12/2016).

9. Правила за присъждане на академични степени // Бюлетин на Министерството на образованието и науката на Руската федерация. Висше и средно професионално образование. - 2014. - № 1. - С. 13–48.

10. Граждански кодекс на Руската федерация. Част 4 [Електронен ресурс]. – Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_64629/ (посетен 05.05.2016 г.).

11. Правила за съхранение на доклади от научни изследвания от висши учебни заведения и за процедурата за запознаване с тях // Ръководни материалив помощ на служителите на университетските библиотеки / съст. Е.З. Левинсън. - М., 1974. - С. 207-208.

12. Постановление на правителството на Руската федерация от 14 ноември 2014 г. № 1195 „За представянето на научни организации и образователни организации на висшето образование, извършващи фундаментални научни изследвания и проучвателни научни изследвания за сметка на бюджетни средства, на Руската академия на науките за доклади за фундаментални научни изследвания и проучвателни научни изследвания, за получените научни и (или) научно-технически резултати” // Бюлетин на Министерството на образованието и науката на Руската федерация. Висше и средно професионално образование. - 2015. - № 3. - С. 19–21.

13. Инструкционно писмо на Министерството на висшето образование на СССР от 22 юни 1954 г. № TsB-19-05 / 175 „За реда за отчитане на ръкописи на научни и други трудове, произведения на дисертанти и книги, които нямат номинална стойност // Ръководни материали в помощ на работещите университетски библиотеки / комп. Е.З. Левинсън. - М., 1974. - С. 210.

14. Федерален закон от 6 декември 2011 г. № 702-FZ „За счетоводството“ (с измененията на 28 юни 2013 г.) [Електронен ресурс]. – Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/ (посетен 05.05.2016 г.).

15. Сивец С.В. Спазвайте счетоводната и бюджетна дисциплина / S.V. Сивец // Библиотеките в правното пространство: доклади на срещата на ръководителите на федерални и регионални библиотеки (Москва, октомври 2008 г.) и гостуващото заседание на Обществения комитет за подпомагане на развитието на руските библиотеки (Дмитров, Московска област, януари 2009 г.) ) / [съст. Л.Н. Тихонова, Т.Л. Александрова, И.И. Шестопалов]. - М., 2009. - С. 39-47.

16. Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 август 2014 г. № 89n „За изменение на заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация от 1 декември 2010 г. № 157n „За одобряване на единната схема на Счетоводните отчети на държавните органи (държавните органи), органите на местното самоуправление, органите на управление на държавните извънбюджетни фондове, държавните академии на науките, държавните (общински) институции и Указания за прилагането му. [Електронен ресурс]. – Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_168189/ (посетен 05.05.2016 г.).

17. Федерален закон от 24 юли 2002 г. № 110-FZ „За изменения и допълнения към част втора от Данъчния кодекс на Руската федерация и някои други законодателни актове на Руската федерация (с изменения и допълнения)“ [Електронен ресурс] . – Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_37833/ (посетен 05.05.2016 г.).

18. Заповед на Росстандарт от 12 декември 2014 г. № 2018-st (изменен на 10 ноември 2015 г.) „За приемането и прилагането на Общоруския класификатор на дълготрайните активи (OKOF) OK 013-2014 (SNA 2008) ” [Електронен ресурс].– Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_181279/ (достъпен на 05.05.2016 г.).

19. Заповед на Министерството на образованието на Руската федерация от 11 април 2001 г. № 1623 „За утвърждаване на минималните стандарти за предоставяне на висши учебни заведения с образователна база по отношение на библиотечни и информационни ресурси“ // Нормативни документи за библиотеки на висши учебни заведения: сборник / ред. Е.В. Иванова. - М., 2002. - С. 28–30.

20. Заповед на Федералната служба за държавна статистика от 30 декември 2015 г. № 761 „За одобрение на статистически инструменти за организация от Министерството на културата на Руската федерация за федерален статистически мониторинг на дейността на културните институции“ [Електронен ресурс] . – Режим на достъп: http://www.consultant.ru/document.cons_doc_LAW_192244/ (посетен на 12.05.2016 г.).